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RESPONSABLE Y CONTACTO:
Razón Social B&S TRANSPORTES S.A.S
Dirección Autopista Medellín K.M.3 – Terminal Terrestre de Carga de Bogotá of. 54
Ciudad Cota – Cundinamarca
Teléfono 8773949 – 8776397 – 8415735
Correo electrónico sig-rrhh@bystransportes.com
Identificación de la persona contacto Coordinador(a) SIG-RRHH
De igual manera B&S TRANSPORTES S.A.S. actúa como el responsable del tratamiento de la información de acuerdo con la legislación aplicable, en aquellos casos en que se encuentre autorizado por los titulares de datos que no tengan la calidad de colaboradores, clientes actuales y/o proveedores.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para B&S TRANSPORTES S.A.S., así como todos los terceros que obran en nombre de la misma, o que sin actuar en nombre de B&S TRANSPORTES S.A.S., tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento de Datos personales en B&S TRANSPORTES S.A.S comprende la recopilación, almacenamiento, administración, consulta, uso, transmisión, transferencia, circulación y destrucción de información de datos personales en la forma permitida por la normatividad colombiana vigente, durante la relación pre contractual, contractual y/o post contractual, en el desarrollo de la operación, pero no más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular (Duración de la operación), y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, en ejercicio de la operación, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
El tratamiento de datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes cuyos representantes sean los colaboradores o candidatos, se realiza solicitando al titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos. De igual manera se tratan este tipo de datos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
2. Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales tales como nombre y apellidos, número de identificación, genero, fecha de nacimiento, domicilio, números de teléfono y celular y correo electrónico; son utilizados para el cumplimiento del objeto social de la empresa y especialmente para dar cumplimiento a las obligaciones laborales, adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los colaboradores de la empresa, informar y emitir comunicados de tipo corporativo.
3. Tratamiento de Datos Personales de colaboradores
Tiene como finalidad dar cumplimiento a obligaciones Legales y contractuales como lo son administrar y operar el subproceso gestión humana en cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral, como integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina, pagos y reportes al sistema general de Seguridad Social en Salud, auditorías internas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad, envío de información de interés de la empresa y otras obligaciones laborales.
Los datos personales suministrados en las hojas de vida durante el proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral son utilizados para verificar y confirmar su identidad, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactar y enviar información referente a las distintas etapas del proceso de selección, contactar a sus familiares, dependientes económicos o beneficiarios en caso de emergencia.
4. Tratamiento de Datos Personales de los Proveedores
Se utiliza los datos personales de proveedores en cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas entre las partes, tales como: investigar antecedentes de acuerdo a los procedimientos establecidos a nivel interno por B&S TRANSPORTES S.A.S, pagos del producto y/o servicio prestado, reporte de pagos, reportes o interacciones que por Ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, identificación de ingreso, atención de consultas, solicitudes y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus causahabientes.
Los datos personales contenidos en la base de datos de proveedores y contratistas se utilizan también con la finalidad de realizar sondeos de mercado, actividades de seguimiento y mejora de procesos, planes de mejora del servicio prestado, construcción de indicadores de gestión, evaluación de proveedores y contratistas, contar con información relativa al desempeño del proveedor y del contratista en anteriores contratos suscritos con la empresa.
5. Tratamiento de Datos Personales de los Clientes
Los datos personales de clientes se utilizan para investigar antecedentes de acuerdo a los procedimientos establecidos a nivel interno por B&S TRANSPORTES S.A.S, contactar con clientes con el fin de evaluar la calidad del servicio, generar facturación, informar de manera oportuna a los clientes la disponibilidad para prestar el servicio o informar novedades en la prestación del mismo, dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales.
6. Tratamiento de Datos Personales de los Terceros
Los datos personales de terceros son tratados con la finalidad de proteger la seguridad de la compañía y de los mismos terceros, en caso de emergencia verificar la información cuando se encuentre en las instalaciones de la empresa.
Teniendo en cuenta la actividad económica de la empresa, los datos personales de conductores propios y terceros, propietarios y/o tenedores de vehículos, será transmitida a las compañías generadoras de carga, que actúan en calidad de clientes de B&S TRANSPORTES S.A.S, de acuerdo a los términos contractuales entre el cliente y la empresa, así como a los proveedores que participan en asegurar la protección de la carga asignada por el cliente. Los datos personales de que se habla en este apartado también serán transmitidos a entidades gubernamentales de acuerdo a los requisitos Legales aplicables a la actividad del transporte de carga.
Los datos personales son utilizados para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:
Seguridad Social de que trata la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen o sustituyan y
proporcionarles su información a los mismos.
La empresa tiene la obligación de conservar la información bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad necesaria para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y, garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Este tratamiento es realizado por B&S TRANSPORTES S.A.S, sus colaboradores y/o encargados del tratamiento de la información, que estos consideren necesario.
DERECHOS DE LOS TITULARES
B&S TRANSPORTES S.A.S, se compromete a garantizar al titular de los datos personales los siguientes derechos:
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON TRATAMIENTO DE DATOS.
B&S TRANSPORTES S.A.S define como responsable de dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos de los Titulares, al (la) Coordinador(a) SIG-RRHH , Los medios de atención son:
Correo electrónico: sig-rrhh@bystransportes.com.co
Línea de atención: 8776397
Directamente en las oficinas: Autopista Medellín km3 Terminal Terrestre de Carga de Bogotá Of. 54, Cota, Cundinamarca
Procedimientos:
Solicitud de información:
El Titular o causahabiente solicitará a B&S TRANSPORTES S.A.S a través de comunicado escrito o vía por correo electrónico suministrando la información necesaria para solicitar y dar claridad la cual debe tener como mínimo la siguiente información:
Supresión de datos:
La solicitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Cuando así aplique, B&S TRANSPORTES S.A.S, suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la operación o la finalidad autorizada.
Quejas ante entes de control:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
Los Titulares de Datos que no sean asociados de negocio actuales de B&S TRANSPORTES S.A.S y que quieran ejercer su derecho a conocer si éste administra datos suyos podrán realizar las consultas, mediante documento escrito dirigido o correo electrónico.
Las solicitudes, quejas y reclamos incompletos o con cualquier tipo de inconsistencias, se podrán subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la recepción de la radicación. Si transcurridos dos (2) meses contados a partir de la radicación inicial, el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha marcación se mantendrá hasta que la solicitud, queja o reclamo sea resuelto. Si la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
B&S TRANSPORTES S.A.S tiene un término máximo para atender su requerimiento de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA DE BASES DE DATOS
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
Esta política rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones verbales o escritas que se hayan aplicado en la organización.
Fecha de elaboración: 1 de Agosto de 2017.
Fecha de Publicación: 9 de Agosto de 2017.
B&S TRANSPORTES S.A.S.
Nit. 900.536.047-1
Cota: Autopista Medellín K.M. 3 TTCB Of. 54