PROGRAMA PARA LA PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN Y SOBORNO
OBJETIVO GENERAL
Implantar las directrices y lineamientos que promuevan y garanticen el cumplimiento de los mecanismos de prevención, detección, y reporte de actos que sean indicio de corrupción y/o soborno que puedan darse y afectar a B&S TRANSPORTES S.A.S.
- Objetivos específicos
- Implementar medidas razonables para prevenir, detectar y enfrentar situaciones de corrupción y soborno.
- Reconocer los procesos que pueden ser más vulnerables frente al riesgo de Corrupción, soborno, identificando las conductas en las que se pueden incurrir y que lleven a la materialización del riesgo.
- Generar una cultura de transparencia e integridad al interior de la empresa
- Mitigar los riesgos de corrupción y soborno, a través del proceso de identificación, evaluación e implementación de controles en la gestión de riesgos.
ALCANCE
El programa de prevención de corrupción y soborno aplica a todo el personal involucrado en la cadena de suministro de la organización: Contratistas, trabajadores operativos y administrativos, por lo tanto, los implicados están sujetos al cumplimiento de la política y de las actividades que se establezcan para garantizar el óptimo desarrollo del programa.
DEFINICIONES
Asociados de Negocio: Partes interesadas de la empresa que representan clientes, proveedores y terceros vinculados a la cadena de suministro.
Control Operacional: conjunto de disposiciones documentadas e implementadas que se enfocan en evitar que un riesgo se materialice, o en caso de que se materialice, su impacto sea menor.
Corrupción: Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que, por acción, omisión, uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. “corrupción” incluye soborno, extorsión, estafa, engaño, colusión y lavado de dinero. Estos normalmente constituirán delitos, a pesar de que la definición precisa del delito pueda ser diferente.
Soborno: Oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directa e indirectamente, e independiente de ubicación, en violación de la Ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actué o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.
Partes interesadas: persona u organización que pueden o se encuentra afectada por decisiones o actividades conjuntas.
RESPONSABLES
- Gerencia General
- Instaurar las políticas y las normas y/o instrucciones necesarias respecto a la prevención de la corrupción y soborno.
- Demostrar el compromiso con lo establecido, dando el ejemplo con las acciones que promuevan la cultura ética y de no aceptación a los actos de corrupción y soborno.
- Revisar los procedimientos internos establecidos y fortalecer los controles para minimizar la probabilidad de materialización de los riesgos mencionados.
- El Gerente General es el responsable de proporcionar los recursos necesarios para dar cumplimiento al cronograma de capacitaciones
- Asegurar el cumplimiento de lo instaurado en el presente programa.
- Gerencia Administrativa y Financiera
- Adoptar las medidas que sean necesarias, de conformidad con sus leyes y reglamentos internos relativos al mantenimiento de libros y registros, la divulgación de estados financieros y las normas de contabilidad y auditoría, para prohibir actos realizados con el fin de cometer cualquier
- Gestión de Recursos Humanos
- Implementar los controles establecidos y relacionados con la selección y contratación del personal.
- Definir la prioridad de las capacitaciones a desarrollar.
- Informar sobre cualquier sospecha o acto de corrupción y/o soborno y dar trámite a los procesos disciplinarios que correspondan
- Oficial de cumplimiento
- Por lo menos una vez al año, presentar ante la Alta dirección informe de su gestión como oficial de cumplimiento, en el que contemple información sobre infracciones que hayan cometido los colaboradores u otra parte interesada de B&S TRANSPORTES S.A.S respecto a casos de soborno u otra práctica corrupta.
- Supervisar y apoyar el sistema que se ponga en marcha para recibir las denuncias sobre algún caso de soborno o acto corrupto.
- Colaboradores
- Actuar con transparencia
- Conocer, entender y aplicar lo establecido en el programa de prevención de corrupción y soborno.
- Reportar las acciones que puedan generar sospecha relacionadas con la corrupción y soborno.
- Ejecutar los controles operacionales que se establezcan para minimizar la probabilidad de materialización de los riesgos mencionados.
- Abstenerse de incurrir en cualquier acto o conducta prohibida que se ha establecido en el código de ética.
- Asesoría jurídica
- Asesorar de manera oportuna a B&S TRANSPORTES S.A.S en los eventos que puedan representar caso de corrupción y/o soborno.
- Recomendar a la Alta Dirección medidas preventivas, para mejorar o fortalecer los controles para la prevención de riesgos de corrupción y/o soborno.
MARCO LEGAL
- Ley 365 de 1997 por el cual se define: enriquecimiento ilícito, narcotráfico, extorsión, rebelión, Secuestro)
- Ley 599 de 2000 artículo 323, por el cual se define los Delitos contra la administración pública, Tráfico de armas. Concierto para delinquir, Delitos contra el sistema Financiero.
- Ley 678 de 2001 mediante el cual se desarrolla el artículo 90 de la constitución sobre acción de repetición y otras acciones
- Ley 747 de 2002 por medio de la cual se hacen unas reformas y adiciones al código penal (Ley 599 de 2000), se crea el tipo penal de trata de personas y se dictan otras disposiciones
- Circular 0170 de 2002 Circular externa DIAN crea el SIPLA, mecanismos y procedimientos de prevención, detección y control de lavado activos.
- Ley 1121 de 2006 por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras.
- Resolución 285 de 2007 (obligación de reportar de manera directa a la unidad de información y análisis financiero UIAF)
- Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción)
- Ley 1762 de 2015, por medio de la cual se adoptan instrumentos para prevenir, controlar, y sancionar contrabando, el lavado de activos y la evasión fiscal
- Ley 1778 de 2016 modificó el Estatuto Anticorrupción. La Ley 1778 de 2016 a través del capítulo VI, modificó los artículos 1,2, 7 y 72 del estatuto Anticorrupción.
- Decreto 92 de 2017, por la cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la constitución pública.
IMPORTANCIA DE PROTEGERSE CONTRA ESTOS FLAJELOS
Es esencial, que los individuos y las Empresas en todos los sectores de la producción y servicios, tanto públicos como privados, logren entender y hacer entender:
- Cómo ocurre la corrupción en una actividad pública o privada.
- Los riesgos personales y corporativos a los que se expone una persona o empresa que incurre en corrupción y la responsabilidad civil que genera.
- El daño causado por la corrupción;
- Qué hacer al ser confrontado con corrupción.
DELITOS DE CORRUPCIÓN
- Soborno
- La naturaleza de un soborno: Un soborno puede ser un pago al contado, o puede ser una ventaja que no sea en dinero (tal como una promesa de un futuro contrato, o unas vacaciones).
- La actividad deshonesta: La actividad deshonesta incluye cualquier acto u omisión deshonesta que no se haría si no fuese por el pago de un soborno. Es decir, es un acto u omisión hecho por alguien en relación al negocio de su empleador o de su director. Por ejemplo, un Responsable de Compras de una empresa, puede, si se le ofrece un soborno, deshonestamente adjudicar un contrato.
- El soborno institucional: se refiere a una situación cuando un soborno puede ser pagado o recibido con total aprobación de la organización empleadora del individuo que paga o que recibe el soborno. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando una compañía contratante autorice a su director comercial pagar un soborno para ganar una propuesta.
- El soborno personal: Se refiere a una situación en donde un soborno puede ser pagado o recibido por un representante de una organización sin la aprobación de esa organización. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando un funcionario de gobierno reciba un soborno para adjudicar un contrato, donde el departamento gubernamental en cuestión no apruebe el soborno.
- Extorsión
- La extorsión es una forma de chantaje donde una parte amenaza a otra parte con consecuencias adversas, a menos que exigencias, generalmente de pago, sean cumplidas por la otra parte. Tal chantaje puede significar, por ejemplo, rehusarse a proporcionar despacho de aduana por equipos o materiales, o rehusarse a hacer pagos o emitir certificados que se deben. A veces, tales amenazas pueden significar amenazas de daños físicos.
- Si la parte que es víctima de la extorsión proporciona el pago u otro beneficio, normalmente será responsable del delito de soborno. Sin embargo, la parte que hace el pago por extorsión puede tener una defensa ante el soborno si la amenaza fuese de muerte inminente o daño personal.
- Estafa
- A veces se hace referencia a ésta como “engaño”.
- La estafa generalmente involucra a una persona (o grupo de personas) que engañan a otra persona para ganar alguna ventaja financiera o de otro tipo.
- En el contexto de los sectores de la producción y los servicios, los delitos por estafa pueden incluir:
- Manipulación de requisitos de precalificación o propuesta para favorecer a un postor particular.
- Ocultamiento de defectos.
- Imponer deshonestamente indemnización por daños y perjuicios.
- Retener deshonestamente pago de retención.
- Deshonestamente proporcionar bases falsas para apoyar reclamaciones por pago, variaciones o extensiones de tiempo.
- Deshonestamente exagerar la cuantía de una reclamación.
- Fabricar o falsificar evidencia para apoyar reclamaciones.
- Colusión
- Esta ocurre cuando dos o más partes cooperan para estafar o engañar a otra parte. Es un tipo de estafa y a menudo se describe como un delito “cartel”, “antimonopolios” o “anticompetitiva”.
- Lavado de dinero
- El lavado de dinero es un ilícito de naturaleza penal.
- Ocurre cuando una parte mueve dinero o bienes obtenidos a través de una actividad criminal de una ubicación a otra. Por ejemplo, un contratista presenta una reclamación fraudulenta al propietario de un proyecto por trabajo que no llevó a cabo. El propietario del proyecto paga la suma obtenida fraudulentamente a la cuenta bancaria de contratista en el Banco A. Si el contratista luego mueve el pago al Banco B, esto constituiría el delito de lavado de dinero. El lavado de dinero a menudo es usado para ocultar el origen criminal de fondos.
DESARROLLO
- Controles operacionales de B&S TRANSPORTES S.A.S para la prevención de corrupción y soborno
- Política de Control y Seguridad
B&S TRANSPORTES S.A.S cuenta con una política de Control y Seguridad basada en los criterios de la norma BASC V5:2017, en ella se describe claramente las intenciones a nivel organizacional para prevenir situaciones ilícitas relacionadas con riesgos de corrupción y soborno. Ver documento PE-PL003
La organización ha establecido la política SIPLAFT en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley, para la prevención de Lavado de Activos, Financiación de Terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva. Ver documento PE-PL001
- Política de Firmas y Sellos
Se documentó dentro del sistema de Gestión la política de Firmas y sellos para garantizar la legalidad y seguridad de la información manejada en las operaciones. Ver documento PE-PL004
- Política de Confidencialidad de la información
La empresa cuenta con una política para evitar la divulgación innecesaria de información confidencial, así mismo establece acuerdos de confidencialidad con sus asociados de negocio. Ver documento PE-PL004
- Política de tratamiento para la protección de datos personales
- De conformidad con la Ley B&S TRANSPORTES S.A.S ha definido la política para el tratamiento de los datos personales de las personas que directa e indirectamente tienen relación en sus operaciones. Ver documento PE-PL002.
Se cuenta con manual de SIPLAFT en el cual se describen los mecanismos y herramientas de Control y prevención que aplica la organización para no incurrir en los delitos de Lavado de activos y financiación del terrorismo en el desarrollo de sus operaciones. Ver documento CM-MA001
- Instructivo para el conocimiento de los asociados de negocio
B&S TRANSPORTES ha establecido controles operativos para la selección y aprobación de sus asociados de negocio clientes, proveedores, colaboradores y terceros vinculados a la cadena de suministro con el fin de garantizar confiabilidad y seguridad en la prestación del servicio a sus asociados de negocio. Ver documento CM-MA001-IN001
Con el propósito de dar solidez a las relaciones con las partes interesadas la organización estableció un Código de ética basado en los valores institucionales: honestidad, honradez, seguridad y confianza, asegurando la trasparencia en la cadena de suministro. Ver documento PE-PL001.
La organización ha implementado un Sistema de Gestión de Riesgos basado en la norma ISO 31000, en la cual se integraron los riesgos de corrupción y soborno que son pertinentes a los procesos y sus actividades, aplicando las fases de identificación, análisis y evaluación, tratamiento, seguimiento, revisión y comunicación. Ver matriz de Riesgos
A continuación, se listan los riesgos de corrupción y soborno identificados:
- Manipulación del proceso
- Favorecimiento en las negociaciones
- Ocultar o alterar documentos (Falsificación)
- Vinculación intencional de personas
- Tráfico de Influencias
- Alteración de producto por delincuencia común
- Omisión de los controles establecidos
- Celebración indebida de contrato
- Ausencia de monitoreo
- Cohecho
- Encubrimiento
- Presión indebida
- Aprovechamiento de poder en mercado para conseguir negocios
- Aprovechamiento por parte del gestor contable para maquillar los estados financieros
- Que los conductores den comisiones para que se les asigne un viaje
2. Toma de conciencia y formación
La sensibilización es fundamental para asegurar que lo establecido en este documento se cumpla. B&S TRANSPORTES S.A.S. diseña el programa de capacitación, con el propósito de generar conciencia, compromiso y cultura en sus colaboradores para la prevención de la corrupción y el soborno, y de ser posible que esto se extienda a todos los asociados de negocio con quienes se tenga relación.
La Gerencia General y administrativa y recursos humanos con apoyo del asesor Jurídico son los responsables de actualizar a la empresa en materia de normatividad legal. Las actividades de promoción se planearán en el programa de capacitación, entrenamiento y toma de conciencia RH-PG002.
Las actividades de divulgación serán inmediatas, utilizando los mecanismos de comunicación interna establecidos por la empresa.
3. Denuncia de actos de corrupción y/o soborno
B&S TRANSPORTES S.A.S pondrá en conocimiento a todos sus colaboradores, clientes, proveedores, las políticas que se establezcan en materia de prevención de riesgos de corrupción y soborno, así como los medios para denunciar actos relacionados con estos.
Se han establecido como canal de reporte los siguientes correos electrónicos:
info@bystransportes.com.co
sig-rrhh@bystransportes.com.co
- Una vez se tenga conocimiento del suceso, el Oficial de Cumplimiento o Gerente Administrativo y Recurso Humano deberán:
- Informar de forma inmediata a la Gerencia General la situación reportada, así como de cualquier infracción cometida por algún colaborador y ofrecer la retroalimentación a la Gerencia.
- Participar en la investigación de los casos reportados y solicitar apoyo de la asesoría jurídica cuando lo considere necesario.
- Según el resultado, se deberá realizar la denuncia ante la respectiva autoridad (penal, disciplinaria y administrativa).
- La Gerencia Administrativa y Recursos Humanos, procederá con las acciones que correspondan según el reglamento interno de trabajo.
4. Sanciones
La Gerencia General de B&S TRANSPORTES S.A.S no tolerará actos de corrupción y/o soborno, por lo que respaldará y velará por el cumplimiento de las políticas, procedimientos, el Código de ética y lo establecido en este programa, esperando que todos sus colaboradores y asociados de negocio cumplan y promuevan también su cumplimiento.
El incumplimiento a lo establecido, será objeto de sanciones según sea el caso, que podrán generar la finalización del contrato para sus colaboradores, así como cualquier relación con asociados de negocio (clientes, proveedores y subcontratados) y reportar los eventos para las acciones legales a las que haya lugar.
Para individuos:
- Prisión entre 9 y 15 años
- Inhabilidad para el ejercicio de derechos y funciones públicas por igual término.
- Multas entre 650 y 50.000 SMLMV
Para entidades:
- Multa de hasta 200.000 SMLMV
- Inhabilidad para contratar con el estado hasta por 20 años.
- Publicación de sanción en website de la Empresa y en medios de comunicación.
- Prohibición de recibir incentivos gubernamentales por 5 años.
- Inscripción del acto administrativo de sanción en la Cámara de Comercio del domicilio de la persona jurídica a fin que esta aparezca en Certificado de existencia y representación legal.
- Multas hasta por 200.000 SMLMV en caso de renuencia a compartir información o no comparecer.
Sanciones en caso de reformas estatutarias:
- Si existe fusión, la sociedad absorbente / nueva creación asume la sanción.
- Si existe escisión, las sociedades participantes asumen la sanción.
- Si existe transferencia de control, la sociedad adquirente asume la sanción.
5. Evaluación del desempeño
B&S TRANSPORTES ha establecido que para verificar que los responsables de los procesos han cumplido e integrado a sus actividades, cada una de las directrices definidas como políticas, procedimientos, controles operacionales, en la búsqueda de prevenir eventos que afecten la continuidad operativa, aplicará la evaluación de desempeño y de ser necesario, generará las acciones para asegurar la efectividad de los procesos.
